Wilt u als gemeente dat uw afdeling Burgerzaken alle processen geautomatiseerd en digitaal kan afhandelen met gebruikmaking van uw eigen systemen? Dat kan met deze kant-en-klare oplossing, gemaakt met BPM|Activate of BPM|FLOWer. Ook langduriger of langlopende processen als naturalisatie worden met deze oplossing overzichtelijk en gecontroleerd voor u afgehandeld. Het maakt niet uit of deze aanvragen via het web, de post, de telefoon of de balie binnenkomen; de workflow ondersteunt elk kanaal op een generieke manier. Met deze oplossing loopt u nooit meer achter de feiten aan!
Gemeente Oss ging u al voor
De gemeente Oss maakt sinds kort tot volle tevredenheid gebruik van de oplossing gemaakt met BPM|Activate. Bekijk hier onze
casestudy (PDF-formaat) van de gemeente Oss als u wilt lezen hoe deze oplossing tot stand is gekomen en wat de ervaringen zijn.
Wat bereikt u met deze oplossing?
Met deze oplossing krijgt u de mogelijkheid om al uw aanvragen beheerst te behandelen, want:
- U raakt geen aanvragen meer kwijt;
- brieven, e-mails en werkoverdracht worden automatisch voor u gegenereerd;
- uw procesafhandeling is eenduidig;
- u kunt direct de status opvragen (ook via het web);
- de burger kan zelf invloed uitoefenen op de procesafhandeling;
- u krijgt overzicht door de uitgebreide management-informatie.
Wat doet het systeem?
U start het aanvraagproces vanuit uw frontoffice, al dan niet digitaal. Bij een webaanvraag worden de aanvraaggegevens via de meegeleverde midofficekoppeling (XML) doorgegeven aan het workflowsysteem. De aanvraag, bijvoorbeeld voor een uittreksel, verschijnt automatisch in het werkbakje van de geautoriseerde medewerkers. Als u op deze aanvraag klikt, verschijnen de elektronische formulieren waarmee u de aanvraag kunt afhandelen. Ook externe applicaties zoals GBA en MS Word worden waar nodig aangeroepen. U kunt de gegevens zonder problemen onderling uitwisselen. Het proces dat u in BPM|Protos hebt gemodelleerd wordt op deze manier stap voor stap afgehandeld.
Direct en altijd overzicht
Tijdens de afhandeling houdt het systeem automatisch de processtatus voor u bij zodat u de aanvrager altijd kunt vertellen hoe het ermee staat. Ook externe partijen kunnen elektronisch worden betrokken bij de procesuitvoering. De automatisch bijgehouden en uitgebreide managementinformatie wordt netjes aan u teruggerapporteerd in Excel of uw eigen rapportage-omgeving. Hierdoor hebt u direct en altijd inzicht in werkvoorraden, aantallen afgehandelde aanvragen (eventueel per kanaal), doorloop- en bewerkingstijden, ouderdom van de werkvoorraad, etc.
Ondersteuning van steeds meer processen
Het aantal processen dat op de afdeling Burgerzaken wordt afgehandeld, wordt steeds groter. Of het nu gaat om het aanvragen van uittreksels en verklaringen uit Burgerlijke stand en GBA of de afhandeling van naturalisatieverzoeken, ze kunnen nu volledig door workflow worden ondersteund. U krijgt ze als open source toepassingen meegeleverd met de oplossing. Dit betekent dat u de processen nog kunt aanpassen aan uw eigen situatie en bovendien met BPM|Activate eenvoudig zelf kunt onderhouden vanuit BPM|Protos.
Uitstekende koppeling met contentmanagementsysteem
Ook de koppeling tussen webformulieren en workflow hoort bij deze oplossing. Deze koppeling is generiek en vangt aanvraaggegevens op die via het web zijn aangeleverd en geeft deze door aan het workflowsysteem. De praktijk heeft aangetoond dat deze koppeling uitstekend werkt binnen de meest gebruikte contentmanagementsystemen zoals Smartsite, GreenValley, gemeenteoplossingen.nl en GX.Het aantal koppelingen groeit naarmate meer gemeenten kiezen voor deze oplossing. Natuurlijk zijn koppelingen met Worddocumenten, e-mail, excel en dergelijke standaard inbegrepen. Maar ook koppelingen met databases, GBA en Document Management Systemen worden meegeleverd. Zodra nieuwe koppelingen of nieuwe processen beschikbaar komen, bieden wij u deze aan. Ook dat maakt deel uit van deze oplossing.
Meer informatie
Voor meer informatie over deze oplossing kunt u contact opnemen met onze salesafdeling via
sales@pallas-athena.com. Wij demonstreren u deze
oplossing graag.
